Nace como consecuencia de la convergencia entre las tecnologías de la información y las técnicas clásicas utilizadas por la Administración en sus relaciones con terceros. Al mismo tiempo que aparece en el panorama nacional este concepto, aparecen otros términos como eGobierno, eDemocracia, que mostrarán una nueva realidad en la Administración, a todos los niveles territoriales.
La eAdministración engloba un conjunto de mecanismos y aplicativos gestionados por medios electrónicos que permiten a la Administración interoperar tanto con los usuarios finales como entre las diferentes administraciones o terceras entidades públicas o privadas. Podría asimilarse a una ventanilla virtual única que permite la prestación de todos los servicios públicos haciendo uso de la interactividad, rapidez, eficiencia y personalización que ofrecen las nuevas tecnologías.
SERVICIOS ON-LINE DE PEQUEÑAS ENTIDADES.
1.-INTRODUCCION
Las sociedades evolucionan más rápidamente de lo que habitualmente percibimos. Si ponemos un símil, es algo parecido a la influencia del paso del tiempo en los humanos. Cuando vemos a las personas próximas todos los días no notamos su envejecimiento, cuando nos encontramos con algún amigo después de diez años, sí apreciamos que el tiempo pasa.
Las sociedades cambian a un ritmo aún más rápido y sólo si nos paramos a pensar en ello constatamos lo rápidamente que cambian las costumbres, los deseos e igualmente las tecnologías.
Cuando se trata de la Sociedad de la Información en los diez últimos años los cambios han sido vertiginosos, quizá los más rápidos de la historia de la humanidad, superando la revolución industrial y la de los medios audiovisuales a partir de mediados del siglo XX.
La evolución de la Sociedad de la Información s está viendo apoyada por la entrada en la madurez de una generación que fue la primera en aceptar desde su infancia más tecnologías que primero la divirtieron y posteriormente les fueron ganando en sus trabajos y con los servicios que les prestaban.
Y toda esta evolución ha ido afectando las relaciones Ciudadano-Administraciones Públicas. Estas, que al principio empezaron a ofrecer funcionalidades en red no requeridas por el ciudadano en la mayor parte de los casos, han visto como han pasado a ser requeridas y exigidas por éstos, que desean realizar más y más actuaciones oficiales, públicas ó privadas y ampliar día a día la gestión de sus servicios administrativos a través de la red.
Satisfacer estas necesidades tiene ventajas para ambas partes. De un lado los ciudadanos usuarios pueden realizar sus trámites con las Administraciones a cualquier hora de cualquier día ahorrándose desplazamientos y de la otra pueden ahorrarse personal, espacios de atención al público y prestando un mejor servicio.
Un ejemplo específico de necesidad de evolución se encuentra en las entidades locales, que en principio, son las que encuentran más dificultades para prestar servicios satisfactorios para sus administrados. De esta afirmación quedan, naturalmente excluidos los Ayuntamientos de capitales, ciudades grandes y medias. Muy distinto es cuando empieza a tratarse el tema en los ayuntamientos menores de 5000 habitantes y especialmente los menores de 1000 habitantes, (unos 4.900 del total de las más de 8.000 entidades de población existentes).
Naturalmente, estos pequeños ayuntamientos no tienen ni exigencia ni posibilidad de ofrecer las prestaciones que de una forma no exhaustivas se relacionan en anexo pero sí unas prestaciones mínimas, que además de garantizar la colaboración con otras Administraciones y facilitar las gestiones con éstas a los ciudadanos, pueden ser rentables económicamente para las mismas administraciones locales.
En el backoffice de la gestión Municipal genérica, se identifican tres grandes sistemas de información del negocio, que aseguran un correcto funcionamiento de las entidades públicas, como son los sistemas de localización topográfica, los sistemas de identificación personal, o de terceros, y la gestión de expedientes (sancionadores, recaudatorios, …) , y además de los tradicionales S.I. que incluyen la gestión Administrativo/Financiera y la Gestión de RRHH/Nómina.
Desde hace bastante tiempo las grandes capitales y algunas otras entidades Municipales agrupadas a través de Diputaciones o Mancomunidades, se han provisto de todos estos Sistemas para poder ofrecer un servicio completo a todos los departamentos y concejalias de las municipalidades. Pero es más bien desde hace poco tiempo, cuando se han empezado a dar servicios de valor añadido a los ciudadanos o terceros. Servicios relativos a su ciudad, y aun quedan muchos otros que se pueden y deben ofrecer al colectivo de habitantes, trabajadores o bien por cualquier otro nexo mantengan relación con un municipio o ciudad.
Otro aspecto importante es la relación entre e intra municipios, que debe facilitar de forma fluida la información a potenciales o hipotéticas relaciones entre personas y/o municipios, ofertas y demandas, comparaciones, posibilidades de diferentes municipios, … etc. Es decir una oferta real, basada en la competencia de mercados y en la ley de la oferta y la demanda.
Pues bien hoy todo esto es posible, entre otras cosas gracias a la Gestión de Contenidos que defendemos como plataforma base de relación entre agentes, municipio, instituciones, terceros.
Entre las prestaciones básicas pueden incluirse: el intercambio de información catastral, temas relativos al censo-padrón, encuestas de infraestructuras y equipamiento local, licencias de obra mayor y menor, pago de contribuciones, tasas de recogidas de basuras, permisos de aparcamientos, registro, detención de partidas de nacimiento y defunción, certificados de residencia, etc, etc, etc.
Como es lógico, las pequeñas entidades locales no disponen de medios técnicos, materiales, económicos ni humanos para poder prestar servicios on-line. Pensemos en muchos de estos ayuntamientos que no disponen de personal y que puede abrir un día a la semana o sólo menos horas concretas al día.
Todos los servicios que los ciudadanos realizan mediante desplazamientos físicos a su propio ayuntamiento o a la población cabeza de partida que lo preste y que que no siempre pueden resolverse con domiciliaciones o transferencias son los que van exigiendo a sus administraciones.
La solución más rápida y eficaz es la de prestar los servicios de esos pequeños ayuntamientos desde organismos supramunicipales, principalmente Diputaciones o Mancomunidades de Municipios de forma ASP.
En el equipo de Gestión de Contenidos Portales, de Avalon, contamos con una larga trayectoria profesional, ya que a lo largo de estos años hemos realizado proyectos de Portales para entidades Bancarias de primer orden, Grupos Aseguradores, para Administraciones Municipales, para Ministerios, Comunidades Autónomas, Servicios de Salud, Universidades … etc, con una suma aproximada de potenciales usuarios de mas de 10.000.000 de ciudadanos, bien profesionales del sector que generan y/o consumen información, o bien consumidores de información ofrecida por dichos portales.
2.-CARACTERISTICAS DE PORTAL TIPO
Dentro de todo portal municipal se cuenta con dos espacios bien diferenciados en la web municipal:
Espacio público
Espacio privado
ESPACIO PÚBLICO:
El objetivo del espacio público es el de contener información general de carácter municipal o de interés general para el ciudadano o para el empleado. Para determinar la estructura exacta de contenidos y funcionalidades se realiza una consultoría preliminar que estará incluida en el desarrollo del proyecto; en cualquier caso y como mínimo este espacio público deberá incluir los siguientes accesos y funcionalidades.
Breve presentación de la ciudad, incluyendo información socioeconómica y demográfica, así como información de interés sobre los barrios y actuaciones que se estén ejecutando en el municipio. Asimismo, y si es posible, se incluirá una sección de “conoce tu ciudad” o similar que ayude a promocionar la ciudad entre sus propios habitantes. Incluirá información sobre:
Situación geográfica.
Entorno físico y ecosistemas.
Presentación de lo que ofrece Parla actualmente.
Historia de la ciudad.
Visita virtual.
Galería de imágenes históricas y actuales.
Sección en la que se ofrecerá información general sobre la organización, su cometido y funciones, diferentes ubicaciones, emplazamientos y contactos, así como los servicios relacionados directamente con la actividad municipal. Se incluirá información sobre:
Gobierno Municipal.
Grupos políticos municipales.
Actividad Política Municipal.
Información Administrativa Municipal.
Catálogo de Servicios y Trámites, que pueden incluir sites sobre:
Empleo Público
Noticias
Agenda cultural y de ocio
Deportes
Juventud
Mujer
Infancia
Tercera Edad
Medio ambiente y Obras Públicas
Urbanismo
Servicios sociales
Salud pública
Infancia
Participación ciudadana
Promoción empresarial
Transportes
Agenda de eventos
Sugerencias y reclamaciones
Otros servicios
ESPACIO PRIVADO.
Se caracteriza por ser el espacio donde el ciudadano o el empleado accederán a los datos que el Ayuntamiento ponga a su disposición, en función del usuario y del perfil asignado. Se habilitan protocolos de comunicación seguros que preserven la integridad de los datos transmitidos y se definien perfiles de acceso con distintos permisos de visualización sobre la información.
Podremos diferenciar entre carpeta del ciudadano e intranet municipal
Carpeta del ciudadano
Se trata de una sección claramente diferenciada en la que se muetran los servicios y contenidos que se hayan establecido para cada usuario atendiendo a:
Su perfil general (usuario individual, empresario, etc.).
Las preferencias indicadas por los usuarios.
Por esta razón no será posible acceder a ella sin identificarse.
Entre los servicios a ofrecer a través de la Carpeta del Ciudadano se pueden nombrar:
Su perfil general (usuario individual, empresario, etc.).
Gestión de los datos de usuario, contraseña, y preferencias del sistema correspondientes a cada usuario según lo que hayan establecido los administradores.
Gestión del estado de suscripción a alertas o boletines.
Servicios de consulta e información: Serán servicios encaminados a la consulta de los sistemas de información del Ayuntamiento mediante login y contraseña y mostrando sólo los datos concernientes al DNI del usuario. La información que será accesible será:
Padrón Municipal de Habitantes
Tributos y Gestión Recaudatoria
Solicitud de Servicios Municipales
Estado de tramitación de expedientes: Se establecerá un sistema que permita los ciudadanos consultar on-line el estado de cualquier expediente con el que estén relacionados.
Establecimiento de sistemas de alerta ante determinados eventos (comienzo de una campaña de pago de tasas, periodo de matriculación en un aula taller, etc.)
Favoritos: listado de enlaces hacia páginas web que el usuario considere especialmente interesantes, estableciendo un número máximo de ellos.
Intranet Municipal
El empleado dispone de una Intranet orientada a cubrir dos funciones:
Gestión del portal municipal.
Integración con la plataforma de gestión administrativa del consistorio a fin de permitir la conexión de las tramitaciones realizadas vía telemática con los procedimientos seguidos en el Ayuntamiento.
Integración con el Portal del Empleado que está implantando el Ayuntamiento de Parla.
Entre las tareas de gestión del portal se pueden mencionar:
Administración de usuarios y servicios.
Gestión de contenidos.
Administración de informes.
Asimismo, la intranet tendrá las siguientes funcionalidades para facilitar el trabajo al empleado:
Estructura configurable por Concejalías, Servicios, Departamentos, ..
Documentación estructurada por medio de plantillas y formularios, con acceso a contenidos categorizados.
Acceso a las aplicaciones de gestión del Ayuntamiento.
